Depuis quelques années, la rareté de la main-d’œuvre est sur toutes les lèvres. Presque tous les moyens sont bons pour faire en sorte qu’un employé choisisse votre entreprise au lieu de celle de votre compétiteur. Le texte suivant vous expliquera qu’une allocation pour frais de déménagement peut être un bon moyen de réduire le fardeau fiscal d’un employé et ainsi lui démontrer que vous êtes un employeur averti et ingénieux.
Réinstallation admissible
En premier lieu, regardons les conditions à respecter afin que les frais de déménagement soient déductibles s’ils sont payés par l’employé ou non imposables s’ils sont payés par l’employeur. Il faut premièrement être en présence d’une réinstallation admissible. Voici la définition :
- Il s’agit de permettre au particulier d’être employé à un endroit (le « nouveau lieu de travail »), et ce nouveau lieu de travail doit être situé au Canada.
- Avant le déménagement, le particulier résidait habituellement dans une résidence (« l’ancienne résidence ») et, après le déménagement, il réside habituellement dans la « nouvelle résidence ».
- Les deux résidences sont toutes deux situées au Canada.
- Le déménagement permet au particulier de se rapprocher d’au moins 40 kilomètres du nouveau lieu de travail. C’est la distance entre l’ancienne résidence et le nouveau lieu de travail par rapport à la distance entre la nouvelle résidence et le nouveau lieu de travail qui est importante. L’ancien lieu de travail n’intervient pas dans l’équation :
- La distance de 40 kilomètres est mesurée en utilisant l’itinéraire le plus court possible pour le public voyageur.
Frais de déménagement déductibles dans les déclarations de revenus T1 et TP-1
Avant d’analyser l’avantage qu’il peut y avoir pour un employeur de payer certains frais de déménagement, voici les frais de déménagement pouvant être déduits dans les formulaires T1M (fédéral) et TP-348 (Québec) qui accompagneront les déclarations de revenus de l’employé pour l’année du déménagement. Il peut aussi être possible de profiter d’une déduction pour ces frais dans le cas d’un étudiant qui déménage pour aller étudier à temps plein :
- Les frais de déplacement (transport, repas et gîte) du contribuable et de sa famille.
- Les frais de déplacement (y compris un montant raisonnable pour les repas et le logement) pendant que l’employé et les membres de sa famille déménageaient de l’ancienne résidence à la nouvelle résidence (maximum 15 jours, de plus, il existe une méthode simplifiée de calcul, soit 23 $ par repas par personne).
- Les frais de transport ou d’entreposage des effets mobiliers pendant le déménagement de l’ancienne résidence à la nouvelle résidence.
- Les frais de déménagement d’articles personnels comme les automobiles, les bateaux ou les remorques.
- Les frais de débranchement des téléphones, téléviseurs ou antennes, appareils de chauffage, chauffe‑eau, climatiseurs, BBQ au gaz et portes de garage automatiques.
- Les frais d’annulation de baux.
- Le coût pour l’employé de la vente de l’ancienne résidence (y compris les frais de publicité, de notaire ou d’avocat, les commissions immobilières, les frais d’arpentage (bornage et certificat de localisation), le rapport d’évaluation afin de déterminer le prix de vente et les pénalités de libération d’hypothèque).
- Les frais de raccordement et d’installation des services publics, des appareils électroménagers et des accessoires fixes qui existaient dans l’ancienne résidence.
- Les frais de permis d’automobile, d’inspection et de permis de conduire.
- Les frais juridiques et les droits de mutation pour l’achat de la nouvelle résidence.
- Le coût de la révision des documents juridiques pour tenir compte de la nouvelle adresse.
- Les frais, jusqu’à concurrence de 5 000 $, pour entretenir l’ancienne résidence laissée vacante après avoir déménagé dans la nouvelle résidence si l’ancienne résidence n’est pas encore vendue (cela inclurait les impôts fonciers, le chauffage, l’électricité, l’assurance, les frais d’intérêt et les frais d’entretien du terrain) dans la mesure où des efforts de vente sont effectués.
Il est important de mentionner que ces frais seront déductibles seulement à l’encontre du revenu d’emploi ou d’entreprise au nouveau lieu de travail et seulement à l’encontre des revenus de bourses d’études, de perfectionnement et d’entretien ou de subventions de recherche qui sont inclus au revenu de l’étudiant pour son nouveau lieu d’études.
Il est possible de reporter les frais à l’année suivante si les revenus de l’année du déménagement ne sont pas assez importants pour tout déduire.
Allocation ou remboursement de frais payés par l’employeur
Tous les frais de déménagement de la section précédente sont des frais qui ne génèrent pas d’avantage imposable pour l’employé s’ils sont payés par l’employeur. À ce moment, ils ne seront par contre pas déductibles par l’employé.
Voici maintenant une liste non exhaustive de frais qui ne sont pas déductibles s’ils sont supportés par l’employé, mais qui ne sont pas imposables si l’employeur les paie :
- Les frais de déplacement pour la recherche d’un logement dans la nouvelle localité, y compris les frais de garde d’enfants et d’animaux domestiques.
- Le coût des adaptations et des modifications apportées au mobilier et aux accessoires fixes existants pour permettre leur utilisation dans la nouvelle résidence, y compris les modifications à la plomberie et au câblage électrique.
- Les frais d’appels interurbains occasionnés par la vente de l’ancienne résidence.
- Les frais de subsistance raisonnables, en attendant que l’employé occupe en permanence le nouveau logement.
- Les frais d’inspection de la nouvelle résidence.
- Les frais de nettoyage de l’ancienne résidence afin de la vendre.
- L’excédent de 5 000 $ des frais pour une maison laissée vacante (dernier point de la liste des dépenses déductibles de la section précédente) pourrait être remboursé par l’employeur sans imposition, sauf pour les frais d’intérêt.
Il est aussi possible pour l’employeur de payer une indemnité de déménagement non soumise à une justification (aucun reçu à présenter par l’employé) d’un montant de 650 $ ou moins sans avoir à l’inclure dans le revenu de l’employé. Une attestation écrite de l’employé envers l’employeur est nécessaire afin que l’employé atteste qu’il a engagé des dépenses pour au moins le montant de l’indemnité. L’excédent de ce montant est imposable.
Enfin, il est aussi possible pour un employeur de rembourser la perte subie lors de la vente de la maison. La première tranche de 15 000 $ du remboursement est alors exonérée d’impôt pour l’employé et la moitié de tout excédent est imposable.
Pour en savoir davantage, contactez l’équipe de fiscalité au 1 866 833-2114.