Décembre 2024 – Nouveautés et rappels au niveau de la paie et des relevés de fin d’année

Nouveauté – Sommaire 1

Belle nouveauté pour les représentants professionnels, vous pourrez maintenant (enfin!) compléter les sommaires 1 directement sur le site de l’Agence du revenu du Québec (ARQ). Terminé l’impression papier et les délais par la poste, cela se traduira certainement par un gain en efficacité qui sera apprécié de tous! Encore mieux, la nouvelle version du sommaire 1 2024, qu’elle soit produite via le site de l’ARQ ou encore avec un logiciel autorisé par l’ARQ, fera en sorte qu’un code de paiement se générera automatiquement. Ce que cela signifie réellement, c’est qu’il sera maintenant facile d’effectuer les paiements demandés sur le sommaire 1 avec le code de paiement, contrairement aux années antérieures où le formulaire RLZ-1.S.G n’était pas toujours offert. Toutes les institutions bancaires offrent le fournisseur « Revenu Québec-code de paiement » avec un numéro de référence variable qui constitue le code de paiement.

Le Régime de rentes du Québec (RRQ)

Depuis 2024, le 2^e seuil de cotisation pour le RRQ est maintenant en vigueur, soit le maximum supplémentaire des gains annuels ouvrant droit à pension (MSGAP), pour une cotisation supplémentaire de 4 % à compter du premier dollar supplémentaire de 68 500 $ jusqu’à un maximum de 73 200 $. Les nouveaux taux pour 2025 sont maintenant publiés et le maximum des gains annuels ouvrant droit à pension (MGAP) sera de 71 300 $ et le MSGAP à 81 200 $ au taux de 4 %. C’est une hausse importante entre 2024 et 2025 qui fait passer la cotisation maximale annuelle, employé et employeur, de 4 339,20 $ en 2024 à 4 735,20 $ en 2025. Il y aura donc lieu de prévoir cet impact financier dans vos budgets pour la prochaine année.

Nouvelles cases T4, T4A et relevé 1 (rappel du « Saviez-vous que » de décembre 2023)

• Préparation des T4 de l’année 2024 : un rappel des trois nouvelles cases déjà mentionnées dans le Saviez-vous que de décembre 2023, soit les cases 45, 16A et 17A. La case 45 doit être complétée, sinon l’Agence du revenu du Canada (ARC) se réserve le droit de rejeter le feuillet si l’information est manquante. Cette case a pour but d’informer sur l’admissibilité des employés aux soins dentaires offerts par l’employeur via un compte de gestion santé ou un régime d’assurance suite au nouveau régime canadien de soins dentaires (RCSD). Attention, vous ne devez pas déclarer le plan choisi par l’employé, mais bien indiquer ce qui est offert à vos employés au 31 décembre de l’année. Encore cette année, l’ARC offre un allégement administratif : il n’est pas obligatoire de compléter la case 45, lorsque le code 1 s’applique. La définition des cinq codes est la suivante :
  • Code 1 : Aucune assurance dentaire ou couverture dentaire quelconque.
  • Code 2 : Accès à une assurance ou des soins dentaires pour le bénéficiaire seulement.
  • Code 3 : Accès à une assurance ou des soins dentaires pour le bénéficiaire, son(sa) conjoint(e) et ses personnes à charge.
  • Code 4 : Accès à une assurance ou des soins dentaires pour le bénéficiaire et son(sa) conjoint(e) seulement.
  • Code 5 : Accès à une assurance ou des soins dentaires pour le bénéficiaire et ses personnes à charge.

• Services de paie : les services de paie externes vous demanderont de mettre vous-même le code pour tous les employés.

• T4 : la case 17 comprend la première cotisation au RRQ et la nouvelle case 17A comprend la deuxième cotisation de RRQ de 4 % sur le MSGAP. Dans le cas du relevé 1, ce sont respectivement les cases B et B.B qui devront être complétées pour la première et la deuxième cotisation au RRQ.

• T4A : la case 015 sera ajoutée pour démarquer la même information que la case 45 du T4, et elle devra obligatoirement être complétée lorsqu’il y a un montant déclaré à la case 016 « prestation de retraite ou autres pensions ». Encore cette année, l’ARC offre un allégement administratif : il n’est pas obligatoire de compléter la case 015 lorsque le code 1 s’applique.

En rafale – Quelques conseils et réflexions

• Prenez toujours l’habitude avant la nouvelle année de paie de vérifier si vos fréquences de remises des déductions à la source (DAS) ont été modifiées et rappelez-vous que les gouvernements ne s’harmonisent pas nécessairement, donc un petit coup d’œil en début d’année pourrait vous faire sauver des intérêts et pénalités de retard.

• Vous faites vos paies directement dans votre logiciel comptable, et ce, depuis que vous êtes en poste? Saviez-vous que vous pourriez sauver énormément de temps de saisie des données avec un service de paie externe? Et oui! Ils offrent un service clé en main comprenant :
  • Production des paies considérant toujours les tables d’impôts les plus à jour.
  • Versement de la paie nette directement dans le compte des employés.
  • Versement des DAS aux gouvernements (ARQ et ARC).
  • Gestion de l’imposition des avantages imposables.
  • Gestion de tout ce qui touche la Commission de la construction du Québec (CCQ).
  • Gestion des déductions diverses telles que les REER collectifs et les pensions alimentaires.
  • Tenue à jour des banques de vacances, journées de congés de maladie et flexibles.
  • Production des relevés d’emploi, des feuillets T4 et RL-1, du sommaire T4. En ce qui concerne le sommaire RL-1, il vous donne l’information nécessaire pour le compléter, mais c’est l’employeur qui a la responsabilité de le transmettre à l’ARQ.

• Logiciels de comptabilité : les logiciels de comptabilité en ligne sont de plus en plus populaires sur le marché, avec le service d’automatisation relié directement aux transactions du compte de banque et de la carte de crédit, ils permettent une économie de temps de saisie des données. Comme tout logiciel, la clé du succès est dans la configuration de base et l’autovérification des données à chaque fin de mois! Une réflexion peut être apportée si votre logiciel vous convient toujours. Par contre, avant de faire un changement, il faut se questionner, quelle sera la date de migration, combien d’heures de formation avez-vous besoin, combien coûtera le nouveau logiciel versus l’ancien logiciel, êtes-vous à l’aise avec le changement?

• Production électronique – rappel : c’est maintenant obligatoire, tant pour les T4, T4A et relevé 1, depuis janvier 2024. Dès que vous avez plus de 5 feuillets de renseignements, l’envoi de ceux-ci doit se faire par voie électronique.

• Calendrier de paie : encore cette année, prévoyez votre calendrier de paie 2025 dès la première paie de l’année. Pour ceux qui ont été épargnés en 2024, vous risquez d’avoir besoin de la 27^e période ou de la 53^e période de paie étant donné le jour férié bancaire du jeudi 1^er janvier 2026, ce qui vous obligera à déposer la paie de vos employés le jour ouvrable précédent, soit le 31 décembre 2025. Cela aura également une incidence sur la ventilation de l’exemption du RRQ de 3 500 $.

• Commission des normes, de l’équité, de la santé et de la sécurité du travail (CNESST) : dès que vous avez un établissement au Québec, tous vos travailleurs sont protégés par la CNESST. S’il n’y a aucune convention syndicale, vous devez toujours offrir les conditions minimales exigées par la Loi sur les normes du travail (LNT) à vos employés. À titre d’exemple, les deux journées de congé (soit maladie, obligation familiale) sont payables par année civile, selon les conditions suivantes : après trois mois de service continu, non reportables, non monnayables, si non utilisés au 31 décembre. L’employeur peut demander un document attestant les motifs du congé, mais le billet médical n’est pas obligatoire afin de tenir compte de la vie privée de l’employé. N’hésitez pas à vous référer au site Web de la CNESST qui est très complet en informations et outils de calcul.

• Cotisation au Fonds des services de santé (FSS) : le seuil de la masse salariale totale passera de 7,5 millions à 7,8 millions en 2025, après quoi, le taux maximum de 4,26 % s’applique, à l’exception des employeurs du secteur public qui doivent appliquer le taux maximum en tout temps. N’oubliez pas de vérifier si vous vous qualifiez à la baisse du taux de cotisation pour les activités des secteurs primaire et manufacturier, selon les conditions applicables.

• Registre des déplacements : rappelez-vous que la tenue d’un registre de déplacement est obligatoire pour chaque véhicule de la société, qu’il appartienne ou qu’il soit loué par cette dernière, qui est mis à la disposition d’un employé ou d’une personne qui lui est liée. Ledit registre doit être remis à l’employeur au plus tard le 10 janvier de l’année suivante. Il doit contenir les informations suivantes : le nombre de kilomètres parcourus sur une base quotidienne, le lieu de départ et le lieu de destination, et toute l’information qui permet d’établir si le déplacement est sur une base d’affaires ou personnelle. Un avantage imposable est alors calculé sur la portion personnelle des déplacements.

Nous terminons, comme à chaque année, en vous rappelant qu’il ne faut pas sous-estimer les incidences fiscales en ce qui a trait au traitement de la paie, aux avantages imposables ainsi qu’aux remises des DAS. N’hésitez pas à contacter votre professionnel qui pourra vous accompagner.

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Pour en savoir davantage, contactez Marilyn Doyon ou Gabrielle Côté, certification ainsi que l’équipe de fiscalité au 1 866 833-2114.