Actuellement au Canada, l’impact économique de la fraude est estimé à 30 milliards. Les sociétés commerciales représentent 50 % des victimes. Dans 61 % des cas, les auteurs de la fraude travaillent pour l’entreprise.
Il existe trois types de fraudes :
- La corruption (collusion entre plusieurs personnes, conflits d’intérêts, pot-de-vin).
- La production d’états financiers frauduleux ou d’informations financières mensongères.
- Le détournement d’actifs (vols de biens ou d’argent).
Le type de fraude le plus fréquemment effectué par des employés est le vol d’actifs appartenant à l’entreprise pour laquelle il travaille.
Votre entreprise est-elle exposée à des risques de fraude?
Pour répondre à cette question, on doit comprendre les trois facteurs qui sont réunis lorsqu’il y a fraude :
- Une occasion : le fraudeur doit avoir une occasion d’effectuer une fraude, par exemple, un abus de la confiance du propriétaire, des contrôles internes déficients au sein de l’entreprise ou un risque peu élevé de se faire prendre.
- Une motivation ou une pression : la situation financière personnelle du fraudeur est une cause qui le pousse à agir.
- La rationalisation : le fraudeur trouvera une manière de justifier son acte afin de le banaliser à ses yeux, par exemple, « je mérite un salaire plus élevé que ce que mon patron m’offre et de toute façon il a les moyens de me payer plus » ou encore « j’emprunte seulement temporairement ces sommes que je remettrai plus tard ».
La connaissance de ces trois facteurs permet d’avoir un regard plus aiguisé afin de déceler les contextes potentiels de fraude.
Le seul facteur sur lequel une entreprise a le pouvoir de limiter les risques de fraude est l’occasion. Ainsi, pour limiter les occasions, une entreprise doit s’assurer que les contrôles internes présents dans son organisation sont suffisants.
Un concept très important concerne la séparation des tâches dans chacun des cycles comptables. L’objectif est d’éviter qu’un même employé effectue des fonctions incompatibles, telles que la réception des documents, la comptabilisation et le paiement ou l’encaissement qui devraient idéalement être effectués par des personnes différentes.
Par exemple, au niveau du cycle des achats, un employé qui a pour tâche la réception des factures, la comptabilisation de ces dernières ainsi que le paiement, aurait une occasion de créer de fausses factures en les comptabilisant dans le fournisseur le plus important de l’entreprise pour lequel une hausse des dépenses entrainerait moins de soupçons de la direction. Il pourrait ensuite payer cette facture en modifiant les informations bancaires et en déposant directement les sommes dans son compte bancaire personnel.
Bien qu’une bonne séparation des tâches limite les occasions de fraude, il est important de respecter les ressources disponibles dans l’entreprise selon ses moyens. Pour éviter qu’une seule personne soit responsable de fonctions incompatibles, une validation du travail de l’employé par le directeur général ou un membre du conseil d’administration peut être une bonne façon de pallier au personnel insuffisant.
D’autres méthodes préventives peuvent également être mises en place au sein de l’entité telles que celle d’un système de dénonciation anonyme, l’encouragement de valeurs éthiques, l’obligation de prendre des vacances pendant lesquelles un autre employé effectue ses tâches pour la remplacer.
Voici quelques indices de présence de fraude :
- Un employé qui ne prend jamais de congé, puisque s’il prend des vacances, son stratagème risque d’être découvert par son remplaçant.
- Un employé qui travaille de nombreuses heures supplémentaires sans que ce soit nécessaire pour accomplir ses tâches.
- Modification du niveau de vie d’un employé qui semble dépasser ses capacités financières.
- Paiements multiples émis pour une même facture.
- Présence d’un employé fictif dans les sommaires de paies pour lequel une paie semblable aux autres employés lui a été versée, mais dont les informations de transit bancaires sont les mêmes qu’un employé existant.
- Paiements de montants ronds dans les relevés bancaires.
Les situations de fraude sont difficiles à repérer étant donné qu’elles sont souvent bien masquées et réfléchies. Le délai moyen pour découvrir une fraude d’un employé qui travaille au sein d’une entreprise est de 24 mois.
Si vous faites face à une telle situation ou que vous avez des doutes face à un employé, il est important d’investiguer de façon à départager les faits des soupçons. La meilleure manière d’y réagir est de garder le contrôle, de ne pas agir spontanément et d’accumuler des preuves.
Bien que notre mandat premier ne consiste pas à détecter la fraude, nous pouvons vous guider lors de doutes fondés à rassembler des preuves suffisantes permettant de prouver son existence. Nous pouvons également vous accompagner à améliorer vos contrôles internes en vous donnant des pistes de solution en vue de limiter les risques associés à la fraude.
Vous désirez en savoir davantage, n’hésitez pas à contacter l’un de nos professionnels en certification au 418 833-2114.